Technostress reduzieren: 5 Tipps für den Arbeitsalltag

Viele von uns kennen das. Im Postfach warten 53 ungelesene Mails, im Teams-Chat blinken 11 Unterhaltungen, im Ticketsystem liegen drei unbeantwortete Kommentare seit Freitag offen. Dieser Zustand wird in der Forschung Technostress genannt. Damit ist Stress gemeint, der durch die Nutzung von digitalen Arbeitsmitteln entsteht. Die Reduktion von Technostress kann durch Mitarbeitende in einem gewissen Rahmen beeinflusst werden.

Die fünf Tipps zur Reduktion von Technostress in diesem Text setzen da an, wo Mitarbeitende selbst etwas verändern können und bei der die Forschung klare Befunde liefert. Bei den ersten drei können Sie ganz allein tätig werden, die letzten werden gemeinsam mit dem Team oder Ihrer Führungskraft umgesetzt.

1. Nachrichten bündeln

Wenn man E-Mails und Benachrichtigungen in festen Zeitfenstern entlang des Arbeitstages bearbeitet, kann man den im Alltag erlebten Technostress reduzieren. Das ist ein gut belegtes Ergebnis aus der Wissenschaft.

In einer Studie sollten die Teilnehmenden ihr Postfach etwa eine Woche lang nur dreimal täglich öffnen, in der anderen Woche so oft sie wollten. In der Woche mit der begrenzten Nutzung erzählten die Teilnehmenden über deutlich weniger Stress und waren seltener abgelenkt (Kushlev & Dunn, 2015). Ein Experiment zur Smartphone-Nutzung kam zu einem ähnlichen Ergebnis. Wenn Benachrichtigungen gebündelt und dreimal am Tag angezeigt wurden, fühlten sich die Nutzer:innen produktiver und weniger gestresst (Fitz et al., 2019).

Konkrete Tipps um Technostress zu reduzieren

Legen Sie sich zwei bis drei feste Zeiten für ihre E-Mails und Nachrichten fest, etwa um 8:45 – 9:15 und 13:00 – 13:30. Dazwischen bleibt das Postfach geschlossen.
Schalten Sie Pop-ups und Töne für Benachrichtigungen aus. Für Chats reicht oft ein Status wie „Fokuszeit, antworte ab 12 Uhr“.
Stellen Sie Benachrichtigungen auf dem Smartphone auf eine gebündelte Zustellung um; viele Betriebssysteme bieten dafür eine Funktion wie die „geplante Zusammenfassung“.

Hinweis: Radikaler ist nicht gleich besser. Wenn die Benachrichtigungen komplett abgeschaltet wurden, fühlten sich Menschen in einer Studie sogar noch ängstlicher und hatten mehr Sorge, etwas zu verpassen (Fitz et al., 2019). Auch in einem 24-Stunden-Experiment ohne Push-Nachrichten erlebten einige Teilnehmende Druck, weil sie nicht mehr so erreichbar waren wie erwartet (Pielot & Rello, 2017). Am besten ist also ein Mittelweg, in dem Nachrichten gebündelt werden und das Umfeld idealerweise sogar weiß, wann Sie erreichbar sind. Eine gestaffelte Erreichbarkeit ist damit ein gutes Mittel, um Technostress zu reduzieren.

2. Fokuszeiten schützen

Wir werden in der digitalen Arbeitsumgebung häufig unterbrochen und das beeinflusst unser Stresslevel. Zwar waren Personen in einem Experiment, die regelmäßig unterbrochen wurden, ihre Aufgaben sogar schneller, waren dafür aber deutlich gestresster und standen unter hohem Zeitdruck (Mark et al., 2008). Wir gleichen Unterbrechungen also aus, indem wir uns mehr noch mehr anstrengen.

Dazu kommt, dass man einen Teil der alten Aufgabe mitnimmt, wenn man zur nächsten Aufgabe wechselt. Damit arbeitet man an der neuen Aufgabe schlechter als ohne Unterbrechung, die Organisationspsychologin Sophie Leroy nennt dieses Phänomen „Aufmerksamkeitsrest“ (Leroy, 2009).

Konkrete Tipps um Technostress zu reduzieren

- Blocken Sie täglich ein bis zwei Stunden als Termin, um konzentriert und ohne Unterbrechung an Ihren Aufgaben zu arbeiten. Am besten machen Sie das zu einer Tageszeit, zu der Sie sich produktiv fühlen.
- Schließen Sie in dieser Zeit alle Programme, die Sie für die Aufgabe nicht brauchen, und aktivieren Sie die „Nicht stören“-Funktion.
- Dokumentieren Sie vor einem Wechsel zu einer anderen Aufgabe, wo Sie aufhören und was der nächste Schritt ist. Ein Plan zur Wiederaufnahme der vorherigen Aufgabe verringerte den Aufmerksamkeitsrest deutlich.

Hinweis: Natürlich unterscheiden sich Menschen darin, wie stark Unterbrechungen sie belasten. Teilweise hängen die Persönlichkeit und das Bedürfnis nach Struktur mit der psychischen Belastung zusammen. Außerdem ist nicht jede Unterbrechung per se schlecht. Eine kurze Frage an Kolleg:innen spart oft mehr Zeit, als sie kostet.

Technostress-Selbsttest

Um selbst zu testen, wie stark Sie von Technostress betroffen sind, können Sie den Technostress-Selbsttest machen. Dieser Test gibt anhand von wenigen Fragen eine erste Einschätzung, wie stark die Ausprägung ist.

3. Nach Feierabend abschalten

Wer nach der Arbeit gedanklich Abstand gewinnt, ist im Schnitt weniger erschöpft, schläft besser und ist zufriedener. Eine Auswertung verschiedener Studien der Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin mit mehr als 38.000 Angestellten fand Zusammenhänge für psychische Gesundheit, Wohlbefinden und sogar Arbeitsleistung (Wendsche & Lohmann-Haislah, 2017).

Schon die bloße Erwartung, dass am Abend noch E-Mails kommen könnten, war mit mehr Angst sowie schlechterer Gesundheit verbunden. Dieser Zusammenhang war neben den Mitarbeitenden auch bei ihren Partner:innen zu sehen (Becker et al., 2021). Und dabei ist nicht nur relevant, wie viel Sie tatsächlich arbeiten, sondern vielmehr das Gefühl, jederzeit reagieren zu müssen.

Konkrete Tipps um Technostress zu reduzieren

Setzen Sie sich ein festes Abschlussritual zum Abschluss des Tages. Das kann bedeuten, dass Sie sich Aufgaben für morgen notieren, den Laptop zuklappen und dann in den „Nicht stören“-Modus schalten.
Trennen Sie, wo möglich, Geräte für Arbeit und Privatleben.
Planen Sie Aktivitäten, die Sie ganz in Anspruch nehmen oder bei denen Sie etwas Neues lernen, etwa Sport, Musik oder ein Hobby. In der Forschung zu Erholung werden diese Erfahrungen neben Entspannung und gedanklichem Abstand zu den zentralen Erholungsquellen gezählt.

4. Digitale Kompetenz aufbauen

Technostress entsteht vor allem dann, wenn die Anforderungen der Technik die eigenen Fähigkeiten übersteigen (Gimpel et al., 2018). In der Forschung werden drei betriebliche Gegengewichte beschrieben, die Technostress reduzieren können:

Schulung und Wissensaustausch
schnell erreichbarer technischer Support
Beteiligung der Beschäftigten an der Einführung neuer Systeme

Konkrete Tipps um Technostress zu reduzieren

Investieren Sie gezielt Zeit, um die zwei oder drei Tools besser zu verstehen, mit denen Sie täglich arbeiten. Tastenkürzel, Filter und Vorlagen sparen auf Dauer mehr Nerven als jedes neue System.
Fragen Sie früh bei Ihren Kolleg:innen oder der Führungskraft nach Hilfe, statt zwei Stunden allein zu kämpfen. Im Team können für wichtige Tools auch Expert:innen bestimmt werden und zur Ansprechpartner:in gemacht werden.
Bei einem neuen Tool sollten Sie um eine konkrete Einarbeitungszeit bitten, die im Arbeitsplan tatsächlich vorgesehen ist. Das lesen des Handbuchs reicht dafür in der Regel nicht aus.

5. Tools und Spielregeln gemeinsam gestalten

Viele Ursachen von Technostress liegen nicht im eigenen Verhalten, sondern in schlecht gestalteter Software und ungeschriebenen Erreichbarkeitsnormen. Wichtig sind daher zwei Dinge. Persönliches Verhalten kann die Wirkung von schlechter Software zwar reduzieren, die Verantwortung liegt aber auch bei dem Arbeitgeber.

In einer landesweiten Befragung von Pflegefachkräften ging eine schlechte Bedienbarkeit der Patientenakte deutlich mit mehr systembezogenem Stress und mehr kognitiven Aussetzern einher, und zwar unabhängig vom Alter (Kaihlanen et al., 2020). Auch die Autor:innen der deutschen Studien zu digitalem Stress empfehlen neben Support ausdrücklich benutzerfreundliche und verlässliche Technik (Böckler Impuls, 2018). Daher ist Gebrauchstauglichkeit auch Arbeitsschutz.

In einem mehrjährigen Projekt bei einer Consulting Firma haben Teams vereinbart, dass jede Person einen Abend pro Woche komplett offline ist. Beteiligte berichteten dann von deutlich höherer Arbeitszufriedenheit und konnten sich eher eine langfristige Zukunft im Unternehmen vorstellen. Die Qualität in den Projekten für Kund:innen litt dabei nicht (Perlow & Porter, 2009). Der Hebel lag dabei nicht im freien Abend selbst sondern vielmehr in der regelmäßigen Teamabsprache darüber, wie gearbeitet wird.

Konkrete Tipps um Technostress zu reduzieren

Stimmen Sie sich im Team über eine Kommunikationsvereinbarung ab. Das bedeutet, dass pro Kanal definiert wird, wofür er genutzt wird, welche Antwortzeit normal ist und wie man sich in dringenden Fällen erreicht.
Tool-Ärgernisse sollten systematisch gesammelt werden, etwa zehn Minuten im monatlichen Teammeeting. Diese können dann gebündelt an die IT oder Produktverantwortliche weitergegeben werden.
Fordern Sie ein, bei der Auswahl und Einführung neuer Systeme beteiligt zu werden.

Was Tipps nicht leisten können

Um Technostress zu reduzieren, können persönliche Strategien helfen. Sie ersetzen aber keine gute Arbeitsgestaltung durch das Unternehmen. Die am stärksten belastenden Faktoren waren Leistungsüberwachung und Eingriffe in die Privatsphäre (Böckler Impuls 15/2020). Dagegen hilft dann auch kein Benachrichtigungs-Setting.

Im deutschen Arbeitsschutzgesetz ist deshalb eine klare Reihenfolge definiert. Als erstes werden Veränderungen an der Technik und in der Organisation umgesetzt, dann kommt das Verhalten der einzelnen Personen. Arbeitgeber:innen sind in Deutschland verpflichtet, psychische Belastungen in der Gefährdungsbeurteilung zu berücksichtigen und Forschende empfehlen, auch digitalen Stress ausdrücklich zu erfassen. Werden nur individuelle Tipps zur Reduktion von Technostress verteilt, riskiert ein Arbeitgeber, strukturelle Probleme zur privaten Aufgabe zu machen.

Tim-Can Werning ist Psychologe, Referent der German UPA und Führungskraft an der IU Internationalen Hochschule. In seiner Forschung untersucht er, wie die Digital Experience von Arbeitssystemen das psychische Wohlbefinden von Mitarbeiter*innen beeinflusst. Als Speaker und Herausgeber des „Handbuch User Experience“ bei Springer Gabler macht er dieses Wissen für die betriebliche Praxis anwendbar.

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